Поиск: Где искать:
 
 separator.gif  Справка
 Копировать в Word  Печать
 
 separator.gif  Предыдущие  Вернуться в список  Следующие  separator.gif  На первую страницу
  Внимание! Документ недействующий См. ярлык Оперативная информация
  Текст   Оперативная информация   Оглавление   Статус   Ссылается на   На него ссылаются   Тематики  


МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ БИРОБИДЖАНСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН
ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ

АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 24 июня 2016 г. N 618

     

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ИСПОЛНЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И АРХИВНЫХ ФОНДОВ

     
     В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг , постановлением администрации от 09.08.2012 N 716 О разработке и утверждении административных регламентов исполнения муниципальных функций  и административных регламентов предоставления муниципальных услуг , администрации муниципального района
     
     ПОСТАНОВЛЯЕТ:
     
     1. Утвердить прилагаемый административный регламент по исполнению муниципальной функции Организация хранения архивных документов и архивных фондов .
     2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на начальника отдела организационно-контрольной работы и информационных технологий администрации муниципального района Яценко А.А.
     3. Опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации.
     4. Настоящее постановление вступает в силу после его опубликования.


    Глава
муниципального района
Е.П. КОЧМАР




     

УТВЕРЖДЕН
постановлением администрации
муниципального района
от 24.06.2016 N 618

Административный регламент
по исполнению муниципальной функции Организация хранения архивных документов

    
1. Общие положения

     
     Административный регламент по исполнению отделом организационно-контрольной работы и информационных технологий администрации Биробиджанского муниципального района Еврейской автономной области (далее - администрация муниципального района) функции муниципального архива Биробиджанского муниципального района Еврейской автономной области (далее - муниципальный архив) функции по организации хранения архивных документов и архивных фондов (далее - Регламент) определения и последовательность действий (административные процедуры).
     1.1. Наименование муниципальной функции
     Муниципальная функция Организация и хранение архивных документов и архивных фондов включает в себя:
     - хранение архивных документов и архивных фондов, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Еврейской автономной области (далее - область), в том числе архивных документов поселений Биробиджанского муниципального района Еврейской автономной области (далее - муниципальный район);
     - хранение документов по личному составу организаций, не имеющих правопреемника, действующих на территории муниципального района;
     - хранение учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления деятельности муниципального архива.
     1.2. Наименование структурного подразделения
     администрации муниципального района, исполняющего муниципальную функцию
     Исполнение муниципальной функции осуществляется муниципальным   архивом. Технологическое обеспечение исполнения
     муниципальной функции осуществляется во взаимодействии с архивным управлением правительства Еврейской автономной области
     (далее - область), делопроизводственными службами организаций, предприятий, учреждений - источников комплектования муниципального архива.
     1.3. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение муниципальной функции
     Исполнение муниципальной функции по ведению организации хранения архивных документов и архивных фондов осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами:
     - Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации ;
     - Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации ;
     - Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ О порядке рассмотрения обращение граждан Российской Федерации ;
     - Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук ;
     - Положением о муниципальном архиве утвержденным постановлением администрации муниципального района от 01.02.2016 N 68;
     - настоящим Административным регламентом.
     1.4 Результат исполнения муниципальной функции
     Результатом исполнения муниципальной функции является обеспечение сохранности архивных документов в нормальном физическом и техническом состоянии, исключающее их хищение и утрату.
     

2. Требования к порядку исполнения муниципальной функции

     
     2.1. Порядок информирования заинтересованных лиц об исполнении муниципальной функции
     Информация о муниципальной функции предоставляется непосредственно в помещении муниципального архива, а также по телефону, электронной почте, посредством размещения на официальном интернет-сайте администрации Биробиджанского муниципального района www.br.eao.ru
     Порядок информирования о правилах исполнении муниципальной функции осуществляется по адресу: 679000 Еврейская автономная область,  г. Биробиджан, ул. Пушкина, 5б.
     График приема посетителей по вопросам исполнения муниципальной функции:
     понедельник - пятница с 08.00 до 17.00 часов;
     обеденный перерыв с 12.00 до 13.00часов;
     суббота, воскресенье - выходные дни.
     Телефон и адрес электронной почты специалиста муниципального архива исполняющего муниципальную функцию, для консультаций по вопросам исполнения муниципальной функции: 8 (42622) 2-30-03, arhiv_bir_rn@mail.ru.
     Информация о порядке исполнении муниципальной функции размещается на сайте, стенде муниципального архива.
     Информация по процедурам исполнения муниципальной функции предоставляется:
     - по письменному обращению;
     - по телефону;
     - по электронной почте;
     - при личном обращении физических и юридических лиц (далее - заявителей), организаций, предприятий, учреждений.
     Архивные документы организаций, предприятий, учреждений - источников комплектования муниципального архива принимаются на хранение в муниципальный архив в соответствии с графиком комплектования муниципального архива архивными документами, утвержденным главой администрации муниципального района.
     Исполнение муниципальной функции  осуществляется на постоянной основе.
     Исполнение муниципальной функции осуществляется специалистом муниципального архива.
     Хранение документов, принятых от организаций по их просьбе досрочно, а также временное (депозитарное) хранение документов организаций в муниципальном архиве, имеющих статус юридического лица, осуществляется на договорной основе.
     

3. Административные процедуры

     Ответственным за исполнение муниципальной  функции является специалист муниципального архива, обязанности которого закреплены должностной инструкцией.
     Организация исполнения муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:
     - проверка физического и технического состояния поступивших на хранение в муниципальный архив, в соответствии с актом приема-передачи документов на хранение, и других архивных документов;
     - фондирование архивных документов;
     - рациональное размещение архивных документов в муниципальном архиве (архивохранилище);
     - осуществление контроля за движением архивных документов и их физическим состоянием;
     - копирование архивных документов;
     - восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов.
     Оценка физического и технического состояния поступивших архивных документов проводится не позднее 3 месяцев с момента приема.
     В случае выявления недостатков физического и технического состояния документов проводится их устранение.
     Архивные документы поступают на хранение в архивохранилище, где располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.
     Обособленному хранению подлежат учетные архивные документы.
     Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, профилактической и технической обработки.
     Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).
     В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене специалиста ответственного за архивное дело проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов муниципального архива или их отдельных частей (групп).
     Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов, составленном на основании листа проверки. Одновременно с актом проверки при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты.
     В случае обнаружения в итоговой записи к описи дел, документов (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.
     На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов.
     Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
     Архивные документы, причины, отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.
     Систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года.
     Результаты проверки оформляются в установленном порядке.
     При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.
     Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется: целевым порядком; в ходе проверки наличия и состояния архивных документов; при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.
     Целевая проверка физического состояния архивных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности архивных документов. Целевой проверке физического состояния подлежат все архивные документы, пострадавшие в экстремальных условиях. По результатам контроля делается заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и, в зависимости от состояния архивных документов, устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки.
     Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов.
     Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в листе-заверителе, акте проверки наличия и состояния архивных документов.
     Страховой фонд создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов.
     Страховой фонд является неприкосновенным и хранится обособленно.
     Восстановление свойств, технических характеристик и долговечности архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в муниципальном архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей муниципального архива. В первую очередь реставрации подлежат особо ценные документы.
     

4. Порядок и формы контроля по исполнению муниципальной функции

     
     Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной функции, и принятием решений осуществляется специалистом, курирующим работу муниципального архива, путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента.
     Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалиста муниципального архива муниципального района.
     По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
     Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы администрации) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
     Требования к порядку и формам контроля за исполнением муниципальной функции включают в себя:
     - рассмотрение всех вопросов, связанных с исполнением муниципальной функции при проведении текущего контроля и плановых проверок;
     - рассмотрение отдельных вопросов при проведении внеплановых проверок;
     - выявление и устранение нарушений;
     - рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов ответственных за выполнение муниципальной функции.
     Заявители, в рамках контроля за исполнением  муниципальной функции:
     - вправе предоставлять дополнительные документы и материалы, либо обращаться с просьбой об их истребовании;
     - обращаться с жалобой на принятое решение или на действие (бездействие) специалистов муниципального архива, органа, участвующего в исполнении муниципальной функции  в досудебном (внесудебном) порядке в соответствии с законодательством.
     

5. Порядок обжалования действий (бездействия) специалиста
муниципального архива, а также принимаемого им решения в ходе исполнения муниципальной функции

     
     По результатам исполнения муниципальной функции заявители имеют право на обжалование решений, принятых в ходе выполнения муниципальной функции, действий или бездействия специалиста предоставляющего муниципальную функцию, в вышестоящие органы в досудебном порядке, а также в судебные органы.
     Действия (бездействие) специалиста муниципального архива могут быть обжалованы курирующему работу муниципального архива или главе администрации муниципального района.
     Заявители могут обратиться лично или  письменно с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения муниципальной функции (далее - жалоба).
     В письменной жалобе указываются:
     - наименование органа, в который направляется обращение, либо фамилия, имя, отчество соответствующего специалиста, либо должность соответствующего специалиста;
     - фамилия, имя, отчество заявителя;
     - почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
     - предмет (суть) жалобы (в случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии);
     - подпись;
     - дата.
     Жалоба должна быть рассмотрена в срок, не превышающий 30 дней со дня ее регистрации.
     Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности работников, допустивших нарушения в ходе предоставления муниципальной функции.
     Заявителю направляется письменное сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
     Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в ней вопросов.
     Если получатель муниципальной функции не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, действия (бездействия) муниципального архива могут быть обжалованы в досудебном и судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.